Generalsekretærens stillingsinstruks

Først kan det være på sin plass å påpeke at generalsekretærens stillingsinstruks oppfattes å være unntatt offentlighet. I tillegg kan det virke som om instruksen er forholdsvis ukjent og lite opplyst internt i Skiforbundet. Dette har vært en stor utfordring i denne saken.

Med henvisning til hva som faktisk står i denne instruksen, er det forståelig, men samtidig ubegripelig, at hverken generalsekretær eller skipresident har ønsket å offentliggjøre denne. Her fremkommer formuleringen om at komiteene kan instruere generalsekretæren i å co-signere ansettelsesavtaler, som hjemles i NSFs lov § 35. 4. 17 og delegasjonsreglementet, gitt at evalueringsutvalget har rett.

Det har imidlertid vært stort press for å få til en endring i instruksen, hvor generalsekretæren allikevel skal ha det siste ordet ved ansettelse av sportssjef. Argumentasjonen har vært generalsekretærens overordnede personalansvar, hjemlet i NSFs lov § 28. 1. At komiteene sitter med det sportslige ansvaret, har vært lite påaktet. En endring som innebærer at generalsekretæren får slik utvidet fullmakt, vil i prinsippet innebære at generalsekretæren får sportslig ansvar. Dette ønsker ingen av grenene, da det sammen med en rekke andre endringer leder til at makt og myndighet samles på generalsekretærens hånd.

For å illustrere hvor viktig denne fullmakten til å ansette sportssjef synes å være, vises til følgende prosess:

Skistyrets møte nr 03. 28.08.2018

Sak 24. Delegasjonsreglementet

«Det var utsendt saksinnstilling fra administrasjonen som innebar en forenkling av gjeldende delegasjons- og fullmaktsreglement. De viktigste elementene i fremlagte forslag var:

• Oversikt over grenkomiteens oppgaver, systematisert gjennom;
  • Hovedoppgaver i hht loven
  • Øvrige oppgaver i hht loven
  • Oppgaver innenfor skistyret myndighet delegert til grenkomiteen
• Generalsekretærens lovpålagte og delegerte oppgaver gjennomgås og tydeliggjøres gjennom generalsekretærens instruks
• Forslag til eget fullmaktsdokument fremlegges i neste styremøte

Vedtak:

• Skistyret slutter seg til administrasjonens forslag om endring i styrende dokumenter
• Grenkomiteene bes uttale seg om forslag til oversikt over grenkomiteenes oppgaver
• Skipresident og visepresident får fullmakt til å utforme forslag til ny instruks for generalsekretæren«

Ovennevnte dokumenterer en grundig gjennomgang av komiteenes delegasjonsreglement og fullmakter.

Skistyrets møte nr 04. 21.09.2018

Sak 34. Delegasjonsreglementet

«Revidert delegasjonsreglement ble presentert i styremøte nr 03, og hadde deretter vært på
høring hos grenkomiteene. Det var mottatt enkelte presiseringer fra hoppkomiteeen som var
innarbeidet i dokumentet.
Nytt fullmaktsreglement vil bli fremlagt for styrets behandling i et senere styremøte høsten 2018.

Vedtak:

• Skistyret godkjenner delegasjon av oppgaver til grenkomiteene iht. fremlagte liste»

Ovennevnte liste inneholder dagens fullmakt til komiteene, kalt delegasjonsreglementet, hvor komiteene har fullmakt til å ansette mellom annet sportssjef, dette er også i hht. NSFs lov § 35. 4. 17.
Delegasjonsreglementet er også tilgjengelig på hjemmesiden til Skiforbundet:
https://www.skiforbundet.no/contentassets/7230ac425e51409b88de662781b646fc/delegasjon-til-grenkomiteene.pdf

Skistyremøte nr. 05. 19.10.2018

Sak 47. Signeringsfullmakter
«Delegasjonsreglementet ble vedtatt i skistyrets møte nr 04. Som en følge av dette hadde
administrasjonen framlagt forslag til et eget fullmaktsdokument.

Styret sluttet seg til administrasjonens forslag.

Vedtak:

• Skistyret godkjenner retningslinjer for signeringsfullmakter»

Med henvisning til de 3 ovennevnte styremøter er delegasjonsreglementet med fullmakter endelig vedtatt. Både NSFs lov § 35 4. 17 og delegasjonsreglementet er uendret frem til dags dato, og komiteene har dermed fullmakt til å ansette sportssjef uavhengig av generalsekretærens innflytelse. Generalsekretærens fullmakt gir ikke rett til å stoppe ansettelser i grenene, jfr generalsekretærens instruks, behandlet av evalueringsutvalget.

Det har imidlertid vært gjort gjentatte forsøk i ettertid, på å begrense grenenes fullmakt, da til fordel for generalsekretæren. Kan oppfattes som en omkamp, hvor ledelsen selv ikke aksepterer beslutningen i styret.

Våren 2021 utfordret risikoutvalget, representert ved visepresidenten og Erik Bruun, de gjennomarbeidede vedtakene fra 2018. Begrunnelsen var anbefalinger fra Hildrum-utvalget. Hvorfor dette enkeltforslaget ble prioritert vet vi ikke, men det kan se ut som om spørsmålet om reengasjering av hoppsjef har aktualisert fullmaktsspørsmålet.

Det har vært en rekke kontroverser mellom risikoutvalget og hopp under Coronapandemien, dette er kjent. En skal ikke se bort fra at dette har blitt personlig. Spørsmålet ligger også langt på siden av hva risikoutvalget normalt er satt til å vurdere. Det ville derfor ha vært mer normalt at enten generalsekretær eller skipresident hadde adressert spørsmålet. For øvrig kan alle styremedlemmer bringe saker på styrets bord, men i dette tilfellet ble det altså risikoutvalget, hvor det også sitter ansatte fra administrasjonen. At underordnede utarbeider forslag til instruks for overordnede er vel også uvanlig.

Skistyrets møte nr 30. 04.05.2021

Sak 303. Rapport fra risikoutvalget.

Risikoutvalget la frem rapport vedrørende oppfølging av organisasjonsutvalgets
anbefalinger. Behandlingen av dette ble utsatt til styremøte 11.05.

Skistyrets møte 11.05.2021

Sak 303 Rapport fra risikoutvalget

Behandlingen av saken var utsatt fra styremøte nr 30. 04.05.2021. Styret behandlet saken uten administrasjonens tilstedeværelse.

Eva Tine Riis-Johannessen innledet om utvalgets arbeid, før Erik Bruun la frem utkast til ny
stillingsbeskrivelse for generalsekretæren (som også var sendt ut på forhånd). Utgangspunktet for innholdet i utkastet til stillingsbeskrivelse var flertallet i organisasjonsutvalgets funn og anførsler, herunder flertallets påpekning av viktigheten av en tydeliggjøring av roller og ansvar for blant annet generalsekretæren.

Hensikten med gjennomgangen var å få innspill knyttet til utvalgets videre arbeid som også skal omfatte delegasjonsreglementet og grenkomiteinstrukser.

I etterfølgende debatt fremkom det klare motforestillinger fra de fleste grenkomitelederne,
primært knyttet til to punkter:

• Ved ansettelse av sportssjef i grenene skal slik ansettelse forberedes av
  generalsekretæren i samråd med grenkomiteen.
• Vedr. økonomi: Grenkomiteene rapporterer til generalsekretæren, som har det
  overordnede ansvaret for at grenene har en forsvarlig økonomistyring.

Risikoutvalget tar med seg innspillene fra debatten, og kommer tilbake til styret med ny sak til høsten. Det vil da også omfatte nødvendige endringer i delegasjonsreglement samt
grenkomiteinstrukser.»

Som det fremkommer ovenfor, styret avviste en justering av ansettelsesfullmakten, til at generalsekretæren skal forberede ansettelse i samråd med grenkomiteen.
Selv om evalueringsutvalget har avklart dette spørsmålet i sin rapport 29.01.2022, så var det åpenbart på dette tidspunktet at grenkomiteene ikke en gang trengte å forberede ansettelse av sportssjef sammen med generalsekretæren. Hoppkomiteens leder, Alf Tore Haug, som også var styremedlem, var derfor helt klar over dette i juni måned 2021, i forbindelse med at CBB ble ansatt.
Det er derfor grunn for å stille spørsmålet, hvorfor ble det sådd så mye tvil om fullmakten fra ledelsen i Skiforbundet i juli/august og utover? Hvorfor lot hoppkomiteens leder seg villede av generalsekretæren i denne situasjonen?

14.11.2021 Epost til skipresidenten og visepresidenten

Audun Høisæthers
sø. 14.11.2021 01:34
Til: Erik Røste <erik.roste@skiforbundet.no>Kopi: Eva Tine Riis-Johannessen

Som Skipresidenten sikkert er kjent med, holder jeg på med en gjennomgang av konflikten mellom Hoppkomiteen og Norges Skiforbund.

I denne saken har Generalsekretæren en fremtredende rolle, og det er derfor av stor allmenn interesse i å få innsyn i Generalsekretærens stillingsinstruks, samt delegerte oppgaver. Jeg finner den ikke på nettet, hvilket kan skyldes at den faktisk ikke eksisterer, eller at den er unntatt offentlighet.

Jeg registrerer imidlertid at forslag til stillingsinstruks er fremmet av Skipresident og Visepresident i Skistyrets møte nr. 6, for tingperioden 2018 – 2020, den 12.11.2018, som sak nr. 60. Saken var oppe til vurdering igjen som sak nr. 78, i møte nr. 7, den 14.12.2018, hvor President og Visepresident ba om godkjenning for at presidentskapet, sammen med adv. Rolland, skulle utarbeide et omforent forlag til stillingsinstruks, samt vedlegg til stillingsinstruksen (delegerte oppgaver), for styrets godkjenning pr epost.

Jeg kan ikke finne at slik endelig godkjenning er dokumentert i de etterfølgende protokoller, men legger til grunn at det forefinnes en endelig stillingsinstruks med vedlegg, godkjent av styret. Med henvisning til ovennevnte, imøteser jeg snarlig innsyn i dokumentet.

På forhånd, tusen takk.

Med vennlig hilsen
Audun Høisæther

Denne eposten ble aldri besvart av noen av de adresserte.

Evalueringsutvalgets rapport 29.01.2022
Her fremkommer:
13.1 Regler og rutiner

1. Vedta endringer i grenkomitéinstruksen og generalsekretærens
   stillingsbeskrivelse slik at disse slår tydelig fast at ansvaret for ansettelser i
   ledende stillinger som sportssjef o.l. er generalsekretærens ansvar som øverste
   foresatte for alle ansatte i NSF. Ansvarlig organ for denne endringen er etter
   utvalgets syn Skistyret.
   

Den 30.01.2022 ble det avholdt styremøte

Her ble det gjort et hastevedtak:

«Skistyrets vedtak for de fire strakstiltakene evalueringsutvalget har pekt på:

1) Arbeidet med å gjennomgå stillingsinstrukser og -beskrivelser er iverksatt. Risikoutvalget har fått i oppdrag å gjennomgå generalsekretærens instruks, og bes legge fram forslag til oppdatert instruks for generalsekretæren i styremøte 8. mars».

En lang prosess er over. Etter stang ut i lang tid, har skistyret, gjennom evalueringsutvalgets rapport, fått nytt underlag for å iverksette endring av generalsekretærens fullmakt i ansettelsessaker som gjelder grenene. Det er imidlertid imponerende å oppleve at ledelsen i NSF hevder ikke å ha vært orientert om evalueringsutvalgets rapport før lørdag 29.01.2022 kl 15.00, samtidig som at rapporten behandles i styremøte innen 24 timer, og det vedtas hastetiltak rettet mot grenene og arbeidsmiljøet samt vinnerkulturen i hopp. Tiltakene er derfor Ikke rettet mot de reelle problemene som rapporten dokumenterer, det registreres ingen selvkritikk fra generalsekretær og skipresident, som utropes som de ansvarlige, og med rette.

Hildrum-utvalget har anbefalt noe i samme retning, denne rapporten har imidlertid ligget i snart 2 år, uten at noe har skjedd. Endring i ansettelsesfullmakten til generalsekretæren har vært blokkert hver gang tidligere av grenenes representanter i styret. Trolig vil det skje igjen.

Anbefaling

Spørsmålet om hvem som skal kunne ansette sportssjef osv, må bygges på en avklaring om sportslig ansvar. Slik dagens ordning er, ligger det sportslige ansvaret hos grenene. Administrasjonen bør og skal være en ren støttefunksjon for grenene og den sportslige aktiviteten i NSF, og det er trolig her problemet ligger. Ledelsen synes å ønske det motsatte.

Min anbefaling til NSF er derfor, glem spørsmålet om generalsekretærens fullmakt. Tenk gjennom hvem som skal ha sportslig ansvar? Når dette er avklart gir fullmakten seg selv.